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Public Folder - Effiziente Gruppenkommunikation in Outlook

Was sind Öffentliche Ordner?

Die Öffentlichen Ordner sind ein spezieller Bereich in Outlook, in dem sich die Groupware-Funktionen verbergen. Damit sind Gemeinsame Kontakte, Kalender und Aufgaben gemeint.

Bitte verwechseln Sie nicht Ihre persönlichen Kontakte, Kalender und Aufgaben mit den hier vorgestellten Gemeinsamen Kontakten, Kalendern und Aufgaben, die Teil der Groupware-Funktionen von Outlook sind.

Wo finde ich in Outlook meine Öffentlichen Ordner?

Falls die Öffentlichen Ordner bei Ihnen nicht sichtbar sind, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Welche Möglichkeiten stehen mir im Bereich Öffentliche Ordner zur Verfügung?

Gemeinsame Kontakte

In vielen Fällen wird sich in Ihrer Einrichtung der Fall ergeben, dass Sie gemeinsame Kontakte mit allen Kolleginnen und Kollegen verwenden, um z.B. die Kontaktdaten eines Zulieferers aktuell zu halten. Damit alle Personen stets auf dem neuesten Stand sind, bietet es sich hier an, den Bereich Gemeinsame Kontakte entsprechend zu pflegen. Falls sich nun, um bei dem Beispiel zu bleiben, die Kontaktdaten des Zulieferers ändern, ist dies von jeder berechtigten Person sofort einsehbar.

Gemeinsame Kalender

Gemeinsame Kalender eigenen sich dazu, die Termine in einer Einrichtung gemeinsam zu pflegen. Besonders gut eignet sich der Gemeinsame Kalender auch zur Planung der Arbeits- oder Urlaubszeiten: Trägt jede Person Ihre Arbeitszeit als Serientermin ein, haben Sie einen übersichtlichen und stets aktuellen Arbeitszeitkalender in Ihrer Einrichtung.

Gemeinsame Aufgaben

Mit gemeinsamen Aufgaben können Sie mit einer Personengruppe anstehende Aufgaben kooperativ lösen. Beispielsweise können die wichtigen Schritte eines Projektes überwacht werden. Alle freigegebenen Personen können den Fortschritt mitverfolgen und selber Änderungen und Kommentare einfügen oder den Erledigungsstatus verändern.

Ich möchte Öffentlichen Ordner einrichten und sinnvoll nutzen. Wie gehe ich vor?

Wir stellen standardmäßig jeder Einrichtung, die in der WISO-Domäne arbeitet, einen Grundstock an Gemeinsamen Kontakten, Kalendern und Aufgaben zur Verfügung. Dieser Grundstock sieht für alle Institutionen folgendermaßen aus:


 
Es liegt nur noch an Ihnen, diesen Grundstock in eine aktive Nutzung zu übernehmen. Um die Objekte sinnvoll zu nutzen, sollten Sie Ihnen Namen zuweisen. Schreiben Sie uns dazu bitte eine E-Mail, denn die Vergabe von Namen kann ausschließlich von uns als Administratoren vorgenommen werden.

Kann man die Objekte der Öffentlichen Ordner mit Zugangsberechtigungen versehen?

Ja. Standardmäßig sind zunächst alle Objekte der Öffentlichen Ordner allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihrer Einrichtung zugänglich. Wenn Sie spezielle Berechtigungen vergeben möchten, richten wir dies gerne für Sie ein. Beispiel: Man kann einen speziellen Kalender nur für eine bestimmte Personengruppe lesbar und/oder bearbeitbar schalten. Wenn Sie besondere Zugangsberechtigungen benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns.

Ich benötige mehr Gemeinsame Kontakte/Kalender/Aufgaben als vorgegeben. Ist das möglich?

Das ist möglich. Bitte wenden Sie sich dazu einfach per E-Mail an unseren Support. Benennen Sie bitte das neue Objekt und nennen Sie uns, falls es eine Zugangsbeschränkung geben soll, die berechtigten Personen.