Was sind Externe Angebote?

Unter „Externen Angeboten“ verstehen wir alle IT-Angebote, die von (kommerziellen) Anbietern – häufig auf den ersten Blick kostenlos – nutzbar sind. Darunter fallen z.B. Cloud-Dienste, Mailing-Dienste, Soziale Netzwerke und Software. Als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Sie sich bei der Nutzung dieser Angebote ganz deutlich bewusst sein, dass Sie an der Universität zu Köln im dienstlichen Umfeld arbeiten. Sie haben freien Zugriff auf das Internet – Sie sind aber keine Privatnutzerin/Privatnutzer.
Aus Datenschutzgründen und Lizenzgründen sind Sie verpflichtet, mit höchster Vorsicht zu agieren und sich an die IT-Sicherheitsrichtlinien des Rechenzentrum (RRZK) zu halten.

Vorsicht bei der Auswahl von Externen Angeboten

Als Personen des Öffentlichen Dienstes gilt für Sie die besondere Verpflichtung, dienstliche Daten nicht an Unbefugte weiterzugeben. Sobald Sie dienstliche Daten, besonders vertrauliche oder personenbezogene Daten, auf Plattformen speichern/teilen, die nicht dem deutschen Datenschutzrecht unterliegen, handeln Sie fahrlässig und ggf. rechtswidrig. Das gilt insbesondere für Cloud-Dienste, Soziale Netzwerke und Mailing-Dienste. Sie können nicht überprüfen, ob Ihre Daten durch die Anbieter weitergegeben, weiterverkauft oder ausgewertet werden. Ein konkretes Beispiel: wenn Sie als Lehrperson personalisierte Prüfungsergebnisse bei einem kommerziellen Cloud-Dienst speichern.

Vorsicht bei der Installation von Software

Viele Softwarehersteller verankern in ihrer Software inzwischen offene oder versteckte Funktionen, um Daten von Ihrem Endgerät zu sammeln und an den Hersteller weiterleiten. Wenn Sie bei der Installation aufgefordert werden, der Übersendung von „Nutzerdaten“ oder „Diagnose- und Nutzungsdaten“ oder ähnlichem zuzustimmen, deaktivieren Sie bitte solche Einstellungen.

Privatnutzung Ihrer dienstlichen Accounts

Sie sind nicht berechtigt, die Zugangsdaten Ihres Personal- oder WISO-Accounts für private Anmeldungen bei externen Angeboten zu verwenden. Ganz konkret: Sie würden sich z.B. bei einem Cloud-Anbieter mit Ihrer @uni-koeln.de Adresse anmelden.

Jetzt weiß ich, was ich alles NICHT nutzen darf. Welche Angebote darf ich nutzen?

Sie können bedenkenlos alle Dienste und Software nutzen, die Ihnen das Rechenzentrum (RRZK) und die WiSo IT-Services anbieten. Wir stellen bei der Vorauswahl sicher, dass bei der dienstlichen Nutzung alle oben genannten Aspekte zu Datenschutz und Lizenzrecht beachtet werden. Wenn Sie Dienste und Angebote außerhalb dieses Spektrums nutzen, seien Sie sich Ihrer Verantwortung und Haftbarkeit bewusst!
Falls Sie speziellen Bedarf haben, der nicht durch die Software und die Dienste des Rechenzentrum und der WiSo IT-Services abgedeckt wird, sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne und finden eine Lösung.
supportwiso.uni-koeln.de ;Tel.: -6630